Actus de l'ESAM

Digitalisez et rendez collaborative votre clôture comptable par Nafiza Goonoo

22|01
2019

Quand les tâches s’accumulent, que les sources sont disparates et que les supports se multiplient, le processus de clôture peut devenir un calvaire pour de nombreuses Directions Financières. C’était le cas de la Direction Comptable de BNP Parisbas Cardif, filiale Assurance du Groupe BNP Parisbas, dont le processus de clôture était comparé à une pieuvre gigantesque. Elle a donc fait appel à ADVENTS, cabinet de conseil en transformation pour les entreprises, afin de digitaliser son processus de clôture grâce à une plateforme collaborative (digital workplace) appelée Wrike.

Pour relever le challenge du projet OCTOPUS, la Direction Comptable de BNP Parisbas Cardif s’est dotée d’un nouveau nom : DEFI (Data Efficiency for Financial Innovation) et a collaboré avec des « Advengers » pour dompter la bête.

 

  • Contexte et enjeux

Julie Tribondeau, à la tête de la Direction Comptable de BNP Parisbas Cardif trouvait que le processus de clôture était trop lourd et qu’il ne permettait pas de bénéficier d’une visibilité sur l’avancement des travaux. La production des comptes était longue et n’aboutissait pas à une bonne lecture de ces derniers. Le défi à relever : oser la transformation pour pérenniser le métier de comptable par et pour ses collaborateurs. En effet, la Direction Comptable de BNP Parisbas Cardif doit piloter 12 services, regroupant 130 collaborateurs qui utilisent un grand nombre de fichiers Excel qui doivent correspondre à 3 normes différentes. La Direction Comptable a donc fait appel au cabinet de conseil ADVENTS en parallèle des travaux déjà initiés en interne avec la DSI (Direction des Systèmes d’Information)  Plusieurs tentatives n’avaient pas fonctionné jusque-là et la solution proposée par les « Advengers » d’ADVENTS répondaient aux fortes attentes de la Direction Comptable de BNP Parisbas Cardif : une collaboration transverse  tant horizontale que verticale,  une collaboration dynamique et interactive et une collaboration de l’humain vers le digital.

 

  • Objectif

Il fallait transformer le processus de clôture afin de créer un dispositif de pilotage, une sorte de « chef d’orchestre », qui donnerait une meilleure lisibilité de l’avancement des travaux et qui induirait une amélioration de la donnée produite.

 

  • Méthodes

Pour mettre en place cette transformation les Advengers ont utilisé un matériel concret qui a ensuite été transposé sur la plateforme unique et partagée Wrike.

Cette méthode repose sur 4 piliers :

  • Top-Down

Définir les besoins des managers pour établir des stratégies. L’outil utilisé est un diagramme de Gant dynamique de  30 mètres accroché au mur pour avoir une vue d’ensemble, une « big picture » du processus

  • Bottom-Up

La parole est donnée aux opérationnels afin de répondre aux besoins des managers. Les 130 collaborateurs recensent les tâches au fil de l’eau et font des retours d’expériences grâce à des post-its pour alimenter le planning. « Parce qu’on ne devient pas Advenger tout seul… »

  • Test and Learn

Sur le principe de la méthode agile, chaque étape est confrontée à la réalité. Plusieurs versions évolutives ont vu le jour. En effet chaque réalisation est testée par les collaborateurs qui font ensuite des retours d’expériences, et la testent à nouveau. Ainsi de suite jusqu’à ce que la bonne version soit approuvée. Le pilote a été testé sur un service, il a bien fonctionné. Il a donc fallu intégrer les interactions avec les autres services.

  • Change Support

Il faut accompagner le changement des méthodes de travail par la formation et le feed back.

La réactivité des managers à s’adapter aux remarques des collaborateurs a été fortement appréciée par ces derniers

 

  • Résultats

Après 6 mois de collaboration avec les conseillés ADVENTS, la Direction Comptable de BNP Parisbas Cardif est enfin munit d’une plateforme collaborative avec un référentiel unique et partagé qui lui permet de piloter les 12 services intervenants dans le processus de clôture. Cet outil permet de visualiser les 200 jalons clés, l’avancement des 4000 tâches, réalisées grâce à 1500 interactions.  C’est un processus vivant : les collaborateurs peuvent alimenter l’outil au quotidien grâce à une application, les managers peuvent réaffecter des tâches en cas d’absence et si on modifie l’organisation le processus de clôture  reste le même. De même, l’interface  s’adapte à chaque utilisateur en fonction de ses besoins qu’il soit pilote, manager ou collaborateur.

 

  • Plus avantages 

Grâce au partage les modifications apportées à un fichier sont directement mises à jour sur les autres concernés ce qui permet un gain de temps et une traçabilité de l’information.

On peut également partager l’accès à certaines pièces à des externes par le biais de liens.

La réussite du projet a fait des envieux en interne, notamment la DSI qui souhaiterait adapter la méthode pour différents projets comme la refonte du Système d’Information global de l’entreprise.

Nafiza Goonoo, étudiante en cinquième année à l’ESAM Paris