L’expérience de Yann Vaitilingon en tant qu’Office Manager

Peux-tu nous présenter ton entreprise ?

REMIX COWORKING est un espace de coworking basé dans Paris où travaillent des entrepreneurs, des créatifs et des artistes.

Comment as-tu trouvé ton stage ?

J’ai eu la chance de trouver ce stage sur LinkedIn, j’ai donc postulé pour l’offre de stage. Par la suite, j’ai eu un entretien avec la personne en charge du stage et eu une réponse très rapidement. Une semaine plus tard, j’ai eu une réponse positive de mon tuteur pour intégrer leur équipe.

Peux-tu décrire tes missions ?

J’avais diverses missions à gérer, je devais m’occuper des relations avec les différents fournisseurs (ménage, informatique, entretien, stock) pour les 4 sites de l’entreprise. Nous devions aussi trouver des moyens d’optimiser les espaces pour les cowokers, c’est-à-dire faire des devis auprès de différents fournisseurs, créer des books pour que les dirigeants puissent choisir ce qui convient le mieux.

Je m’occupais de la comptabilité fournisseur pour la partie office management. Mon tuteur et les dirigeants du Remix m’ont demandé de créer des outils de pilotage pour les stocks afin d’avoir une meilleure vision sur la consommation et les coûts des produits et ainsi gagner en efficacité sur les consommables.

J’ai aussi créé un outil de contrôle de gestion qui regroupe tous les coûts de la partie office management qui permet d’avoir un tableau de bord à jour. Enfin la dernière partie de mes missions était des petits « travaux » comme des soucis avec les imprimantes à régler, des problèmes de portes (en général, je contactais le prestataire qui s’occupe des parties concernées.)

Pourquoi avoir choisi de faire ce stage-là précisément, qu’en attends-tu ? Qu’apprends- tu ?

J’ai choisi ce stage parce que le coworking est un concept qui est assez récent et cela m’intéressait de savoir comment ces boîtes là fonctionnaient. Il y a une partie management assez importante dans le poste que j’occupais, c’est quelque chose que je n’ai jamais fait en stage, j’ai donc voulu faire la relation entre la théorie et la réalité. 

Dans le cowoking, il y a un côté humain qui est très important, c’est ce qui m’a beaucoup plu. J’ai quelques projets en tête et en travaillant avec des entrepreneurs tous les jours, j’ai pu voir comment ils évoluent.

Comment cela vient en complément avec ton apprentissage à l’ESAM ?

Pour moi, ce stage complète ma formation de l’ESAM, car j’ai mis en application beaucoup de notions que j’ai eu en cours surtout la finance et le contrôle de gestion.

Quel conseil donnerais-tu a tes camarades pour leur recherche de stage ?

Je conseille à mes camarades qui recherchent un stage de commencer leurs recherches assez tôt, de soigner leur CV et lettre de motivation. De plus, je leur conseille aussi de bien regarder leurs mails car Marion Vidal, responsable des relations entreprises, nous envoie des offres toute l’année.

Peux-tu nous raconter une anecdote sur ton stage ?

Au mois de février, il y a plusieurs pigeons qui sont rentrés dans l’espace et ont sali toutes les tables. L’espace de coworking est de 1500 m² donc ce n’était pas facile de les faire sortir. C’était la panique à l’intérieur de l’espace, heureusement les coworkers sont sympas et nous ont aidé.